Прежде, чем отправлять готовый документ на печать, лучше сначала проверить, как он будет выглядеть в распечатанном виде, так как его вид мониторе и на листе бумаги может различаться. Например, часть документа может не поместиться на листе или будет отображаться не так, как мы ожидали. В Экселе для этой цели существует специальная функция – предварительный просмотр. Давайте разберемся, что это за инструмент, и как им пользоваться.
Содержание
Зачем нужен предварительный просмотр документа
Предпросмотр позволяет взглянуть на документ в том виде, в котором он будет представлен на распечатанном листе, включая разбивку по страницам, если листов больше, чем один. На основании увиденного можно понять, будет ли нас удовлетворять конечный результат на физическом носителе, т.е. на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если же нам что-то не нравится, можно настроить параметры печати или внести корректировки в сам документ, чтобы привести его к тому виду, который нам нужен.
Конечно, документы можно распечатывать и без предварительного просмотра, а в случае неудовлетворительного результата внести корректировки и снова отправить его на печать. Но такой подход нерационален и не экономичен, так как в случае неудачной попытки мы напрасно израсходуем ресурс картриджа принтера и бумагу, не считая зря потраченного времени.
Как открыть предварительный просмотра файла
Приведенный ниже порядок действий актуален для Excel 2019, однако, с небольшими поправками он применим и к более ранним версиям программы, например, версии 2010 года.
- Открываем документ и кликаем по меню Файл.
- В открывшемся списке команд слева кликаем по надписи “Печать”.
- В результате на мониторе отобразится окно для настройки параметров печати. С правой стороны мы можем увидеть, как будет выглядеть документ в распечатанном виде. Здесь же будет указано, на скольки листах он будет распечатан.
Примечание: Чтобы, минуя первые два шага выше, сразу попасть в настройки печати документа с областью предпросмотра можно воспользоваться горячими клавишами – Ctrl+F2.
Пролистывание страниц в режиме предпросмотра
В случае, когда документ содержит более одной страницы, в окне предпросмотра по умолчанию отображается его первая страница. Снизу окна будет отображаться порядковый номер отображенной страницы, а справа будет показано общее число страниц открытого документа.
Пролистывать страницы можно разными способами:
- Кликаем по области предпросмотра и затем крутим колесо мыши вверх-вниз
- Используем для пролистывания кнопки вправо-влево, расположенные сразу под областью предварительного просмотра, или пишем в поле с текущим номером страницы (между этими кнопками) желаемую цифру, после чего жмем Enter.
- Пользуемся дополнительными инструментами скролинга внутри области предпросмотра:
- зажав левой кнопкой мыши тянем ползунок вверх-вниз;
- или кликаем по стрелкам, расположенным на концах полосы прокрутки.
- Нажимаем клавиши на клавиатуре:
- End – перемещение в конец документа
- Home – перемещение в начало документа
- Стрелка вверх – пролистывание назад
- Стрелка вниз – пролистывание вперед
Режимы предварительного просмотра
На вкладке предпросмотра у нас есть возможность переключаться между различными режимами, что осуществляется посредством двух кнопок, находящихся справа внизу окна.
- Для отображения полей документа кликаем по кнопке «Показать поля», которая находится слева.
- Размер полей, разумеется, можно редактировать. Дя этого наводим указатель мыши на линию границы нужного поля и как только курсор поменяет вид на характерный крестик, передвигаем линию, зажав левую кнопку мыши.
- Для того чтобы скрыть показ полей, еще раз щелкаем по кнопке “Показать поля”.
- С правой стороны есть еще одна кнопка – “По размеру страницы”. Если кликнуть по ней, документ будет отображен точно в таком же размере, каким он будет на листе бумаги.
- Для выхода из режима “По размеру страницы”, соответственно, щелкаем еще раз по этой же кнопке.
Настройка печати документа
В случае, когда нас не устраивает то, как документ выглядит в режиме предпросмотра, мы можем как внести корректировки, непосредственно, в данные таблицы, так и настроить параметры печати. В последнем варианте делается это в том же разделе “Печать”, с левой стороны от области предпросмотра.
Тут можно поменять ориентацию страницы, настроить поля, выбрать формат бумаги и т.д. Здесь же предусмотрена возможность изменения масштаба печатаемого документа, чтобы уместить его на листе. После внесения необходимых правок можно приступать к печати документа, нажав на соответствующую кнопку.
Предпросмотр в более ранних версиях Эксель
В версиях Эксель, вышедших до 2010 года, переход в режим предпросмотра выполняется иначе. Хотя эти версии программы на сегодняшний день вряд ли использует большинство пользователей, мы все же расскажем, как это сделать.
Алгоритм действий в Эксель 2007:
- В открытом документе щелкаем по иконке Microsoft Office (в верхнем углу окна программы слева).
- В появившемся перечне команд выбираем курсором “Печать”.
- В результате откроется список дополнительных команд, где нажимаем на “Предварительный просмотр”.
- В результате проделанных действий откроется окно с предварительным просмотром документа.
План действий в Эксель 2003:
- В открытом документе щелкаем по меню “Файл”.
- В появившемся списке команд кликаем по надписи “Предварительный просмотр”.
- Откроется окно предпросмотра документа.
Заключение
Функция предпросмотра документа в Эксель перед его распечаткой весьма полезна. С ее помощью можно выявить все недочеты перед отправкой документа на печать и исправить их заранее. Это позволяет сэкономить массу времени и расходных материалов (бумага, картридж принтера и т.д.), так как при отсутствии данной функции могла бы потребоваться отправка на печать одного и того же файла по несколько раз с целью получения нужного результата.
