Microsoft Excel: сортировка и фильтрация данных

105

Работать в программе Excel, как правило, приходится с очень большим объемом данных, которые необходимо каким-то образом сортировать. А еще бывает так, что для выполнения каких-либо задач требуется не вся информация, а лишь ее определенная часть. В связи с этим рациональным решением будет упорядочить информацию по различным параметрам и критериям, иначе есть риск запутаться в огромном массиве данных. В этой статье мы рассмотрим принципы фильтрации и сортировки информации в программе Эксель.

Обычная (простая) сортировка

Одним из самых полезных инструментов программы Эксель, безусловно, является сортировка. Благодаря этой функции можно значительно облегчить работу с таблицей. К примеру, есть возможность упорядочить данные в алфавитном порядке по выбранной ячейке, строке или столбцу.

Для того, чтобы воспользоваться этим инструментом перейдите в основном меню программы во вкладку «Главная». Здесь нас интересует блок «Редактирование», в котором и находится кнопка «Сортировка и фильтр».

Обычная (простая) сортировка

Если окно программы достаточно растянуто по горизонтали, то, возможно, вы найдете кнопку «Сортировка и фильтр», минуя промежуточный блок “Редактирование”.

Обычная (простая) сортировка

Примечание: перед тем как проделать вышеперечисленные шаги, выберите столбец по которому будет производиться сортировка, щелкнув мышью по абсолютно любой ячейке этого столбца.

Возьмем, к примеру, ниже представленную таблицу. Допустим, наша цель упорядочить по алфавиту наименования продукции. В этом случае выделяем любую ячейку из столбца с наименованиями (например, А1). Затем находим и нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр». Так как нам требуется выполнить сортировку по алфавиту, выбираем соответствующий пункт — «Сортировка от А до Я».

В итоге данные таблицы будут упорядочены по столбцу с наименованиями в алфавитном порядке.
Обычная (простая) сортировка

Если требуется вывести данные в обратном порядке, то на этот случай также предусмотрена соответствующая функция — «Сортировка от Я до А».
Обычная (простая) сортировкаКак видите, данные отсортировались начиная с конца, что и требовалось.

Обычная (простая) сортировка

Примечание: Такой тип сортировки применим только к буквенным значениям в таблице.

  1. Если необходимо упорядочить ячейки с числовыми значениями, сортировка будет предлагаться по возрастанию или убыванию.
    Обычная (простая) сортировка
  2. При работе с датами будет также предложено 2 варианта: “Сортировка от старых к новыми” или “Сортировка от новых к старым”.Обычная (простая) сортировка

Пользовательская сортировка данных

Простая сортировка по одному параметру не всегда применима и эффективна. Зачастую случается так, что этот параметр у значений совпадает. Вот, к примеру, отсортировали мы наименования по алфавиту, но у нас в списке имеется несколько одинаковых наименований, но по разной цене. В таком случае после сортировки данные могут упорядочиться в случайной последовательности.

Давайте попробуем добавить второй параметр сортировки. К примеру, чтобы при совпадении наименования срабатывала вторая стадия упорядочивания.

  1. Чтобы осуществить задуманное, идем в ту же самую вкладку «Сортировка и фильтр», как и при простой сортировке. Но далее, при нашей нынешней задаче, потребуется выбрать пункт «Пользовательская сортировка…»
    Пользовательская сортировка данных
  2. Появится диалоговое окно с настройками. Обратите внимание, если ваша таблица содержит заголовки, то в настройках это обязательно необходимо будет отметить. Для этого поставьте галочку напротив пункта «В списке есть заголовки».
    Пользовательская сортировка данных
  3. В графе «Столбец» необходимо указать название нужного столбца, по которому производится сортировка данных. В приведенном примере этот столбец носит название «Наименование».
    Пользовательская сортировка данных
  4. Затем нужно выбрать параметр пункта «Сортировка». Он отвечает за принцип, по которому будут упорядочиваться данные. Всего есть четыре варианта: по цвету ячейки, по значку ячейки, по цвету шрифта и по значению данных.
    Пользовательская сортировка данныхЧаще всего используется вариант – по значениям данных. Поэтому по умолчанию стоит именно этот параметр. В нашей ситуации нам также необходима сортировка по значениям, так что ничего менять не нужно.
  5. Затем обратите внимание на пункт «Порядок». Так как у нас текстовая информация, нам требуется нажать на «От А до Я» (при необходимости, можно выбрать наоборот).
    Пользовательская сортировка данных
  6. Теперь нам нужно усложнить сортировку, добавив в нее второе условие – по цене. Для этого щелкните по кнопке “Добавление уровня” в виде плюса в нижней левой части окна.
    Пользовательская сортировка данных
  7. Добавится еще одна строка под названием “Затем по”. Здесь нужно выполнить все то же самое – заполнить столбцы в соответствии с условиями второго этапа сортировки.
    Пользовательская сортировка данныхВ нашем примере название столбца – «Цена, руб.». Сортировать будем по значению, а порядок – «По возрастанию» (или наоборот, если требуется).
    Пользовательская сортировка данных
  8. Аналогичным способом можно задать сортировку по неограниченному числу условий в порядке их очередности. После того как все параметры выставлены, подтвердите действие нажатием «OK».
    Пользовательская сортировка данных
  9. В результате проделанных действий данные теперь сортируются по двум критериям. Сперва по наименованиям, а при совпадении значений – по цене.
    Пользовательская сортировка данных

Примечание: Сортировку можно проводить не только по столбцам, также имеется возможность настроить ее по строкам.

  1. Для того, чтобы это осуществить, перейдите во вкладку «Параметры».
    Пользовательская сортировка данных
  2. Перед вами появится окно с настройками. Чтобы изменить сортировку со столбцов на строки выберите соответствующий параметр. После чего подтвердите изменения нажатием на «OK».
  3. Далее, действуем по вышеописанной схеме – указываем требуемые параметры сортировки и нажимаем «OK».
    Пользовательская сортировка данных

Как настроить фильтр в таблице

Помимо сортировки в программе Эксель есть возможность фильтрации информации. Эта функция дает возможность отображать лишь часть выбранных данных, а остальную информацию можно при этом срыть. При этом скрытые данные никуда не теряются, и их в любой момент можно сделать снова видимыми, когда это потребуется.

Давайте на практике посмотрим, как это работает.

  1. Для этого кликните мышью по любой ячейке (лучше, если это будет шапка таблицы). После этого перейдите во вкладку «Сортировка и фильтр» и выберете здесь блок «Редактирование». В открывшемся списке функций требуется нажать на «Фильтр».
    Как настроить фильтр в таблице
  2. В результате ячейки с названиями столбцов должны быть отмечены специальным значком. Это квадрат, по центру которого расположен треугольник острием вниз.
    Как настроить фильтр в таблице
  3. Теперь выберите столбец, который хотите отфильтровать и щелкните мышью по значку фильтрации. К примеру, стоит задача отфильтровать данные по цене.
    Как настроить фильтр в таблице
  4. Скажем, нам нужны только наименования товара по цене 6 990 руб. В таком случае убираем галочки напротив остальных значений.
    Как настроить фильтр в таблице
  5. В результате в таблице должна остаться только информация, связанная с выбранной ценой. Понять, что в столбце действует фильтр можно по изменившемуся значку фильтра в нижней правой части ячейки.
    Как настроить фильтр в таблице

Задачу можно усложнить, добавив дополнительные условия фильтрации. Допустим, требуется оставить видимыми только наименования, продажи в 1 квартале по которым, превышают определенное значение, например, 3 млн. руб.

  1. Чтобы это сделать, нужно нажать на значок фильтра в ячейке «Итого за 1 кв., руб.» и выбрать нужные значения, поставив напортив них галочки. В результате в видимой части таблицы останется только требуемая информация.
    Как настроить фильтр в таблице
  2. Также, когда данных очень много, вместо выбора нужных значений можно задать условие фильтрации. Для этого заходим в окно фильтрации нужного столбца, щелкаем по параметру «выберите», задаем условие «больше» и указываем желаемое числовое значение.
    Как настроить фильтр в таблице

Как убрать фильтр в таблице

  1. Чтобы вернуть скрытые данные и удалить параметры фильтрации столбца щелкаем по значку фильтра в нужном столбце и нажимаем «Очистить фильтр».
    Как убрать фильтр в таблице
  2. В случае, когда перед вами стоит задача убрать абсолютно все параметры фильтрации в таблице, перейдите в раздел «Сортировка и фильтр» и нажмите кнопку «Очистить».
    Как убрать фильтр в таблице
  3. Чтобы в принципе убрать из таблицы фильтр, все в том же разделе «Сортировка и фильтр» щелкаем по кнопке «Фильтр», напротив которого стоит галочка, свидетельствующая о том, что сейчас в таблице активен этот инструмент.
    Как убрать фильтр в таблице

Как создать “умную таблицу”

При работе с большим объемом информации в программе Excel данные можно превратить в «умную таблицу», что существенно упростит работу с фильтрами и сортировкой. Создать «умную таблицу» можно 2 способами.

Первый способ создания “умной таблицы”

  1. Выделите мышью область таблицы, с которой намерены дальше работать. Далее во вкладке «Главная» нажмите на кнопку “Форматировать как таблицу”.
    Как создать
  2. Выберите стиль будущей таблицы – любой понравившийся, т.к. на работу он никак не повлияет, и это лишь визуальное оформление.
    Как создать
  3. В результате перед вами появится окно с настройками. Тут можно изменить границы таблицы. Однако, если вы изначально верно выделили область, координаты трогать не нужно. Единственный параметр, на который следует обратить внимание — «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице присутствуют заголовки, то обязательно отметьте этот пункт галочкой. После подтвердите действие нажатием кнопки «OK».
    Как создать
  4. “Умная таблица” создана и готова для дальнейшей работы. В ячейках шапки таблицы должны появиться значки фильтров, о которых мы уже писали выше.Как создать

Второй способ создания “умной таблицы”

  1. Как и в первом варианте, выделяем нужную область мышью. Но теперь в основном меню выбираем вкладку «Вставка». В блоке инструментов нажимаем «Таблицы», и далее кликаем по кнопке «Таблица».
    Как создать В некоторых случаях, когда размеры окна позволяют, во вкладке “Вставка” сразу отображаются варианты вставки таблицы.Как создать
  2. Далее действуем так же, как и в первом способе. Откроются настройки, которые можно корректировать в случае необходимости. Нажимаем «OK» и получаем “умную таблицу”.
    Как создать

Примечание: Способ создания “умной таблицы” абсолютно не важен. Пользуйтесь тем, который покажется вам наиболее удобными и быстрым. Результат в обоих вариантах будет одинаковым.

Заключение

Итак, как вы могли убедиться, в фильтрации и сортировке данных в программе Эксель нет ничего сложного. Это очень важные и эффективные инструменты, которые могут значительно облегчить работу таблицами, в особенности, когда приходится обрабатывать большой объем информации.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Введите свой комментарий
Пожалуйста, введите свое Имя