Конвертация файла Word в Excel: как сделать

77

У многих пользователей достаточно часто возникает необходимость переноса данных между двумя разными приложениями пакета Microsoft Office, например, из Word в Excel. Увы, конкретного приложения для выполнения этой процедуры не существует, но есть ряд инструментов и методов переноса данных с минимальными трудозатратами, включая встроенные инструменты, а также online-сервисы и приложения от сторонних производителей. Давайте разберем их.

Метод 1: простое копирование

Копирование содержимого документа Word в Эксель требует особого внимания, так как структура представления данных в этих программах значительно отличается. Если просто скопировать и вставить текст, то каждый его абзац будет помещен в новой строке, и удобство его дальнейшего форматирования будет весьма сомнительным. При проведении подобных операций с таблицами нюансов еще больше, но это уже тема для отдельной статьи.

Итак, давайте разберемся, что именно нужно делать:

  1. Выделяем текст в документе Word. Далее щелкаем правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и в появившемся меню выбираем пункт “Копировать”. Также можно воспользоваться кнопкой “Копировать”, которая расположена на Ленте среди инструментов раздела “Буфер обмена” (вкладка “Главная”). Или же можно просто воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+C (или Ctrl+Ins).Копирование текста в Ворде
  2. Запускаем Эксель и выбираем ячейку, начиная с которой будет вставлен ранее скопированный в Word текст.
  3. Жмем правую кнопку мыши, в появившемся контекстном меню нажимаем на значок вставки “Сохранить исходное форматирование”, расположенный в группе “Параметры вставки”. Можно также вместо этого нажать кнопку “Вставить” в разделе инструментов “Буфер обмена” в левой части ленты (вкладка “Главная”). Или же можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+V (или Shift+Ins).Вставка данных в Эксель с сохранением исходного форматирования
  4. Текст успешно перенесен из Word в Эксель, при этом каждый абзац находится в отдельной ячейке. Дальнейшее редактирование осуществляется в соответствии с требуемым результатом и может включать в себя изменение границ строк и столбцов, а также прочие операции для придания материалу нужного вида.Перенос текста Word в Excel

Метод 2: расширенное копирование

Следующий метод переноса информации из файла Word в документ Эксель более сложен в сравнении с описанным выше, но позволяет частично контролировать и настраивать формат итоговых данных уже в процессе переноса.

  1. Открываем необходимый документ в Ворд. В разделе инструментов “Абзац” вкладки “Главная” находим значок “Отобразить все знаки”, при нажатии которого открытый документ будет размечен непечатными символами, позволяющими его максимально структурировать.Включение отображения непечатных знаков в Word
  2. В режиме отображения специальных непечатных знаков конец каждого абзаца выделяется соответствующим символом. Это позволяет удалить пустые абзацы, так как иначе, после переноса в Эксель, информация будет искажена, и между абзацами появятся пустые строки.Пустые абзацы в Word
  3. Когда все лишние знаки удалены, переходим в меню “Файл”.Переход в меню Файл в Word
  4. В открывшемся меню выбираем пункт “Сохранить как”. Для выбора места сохранения нажимаем кнопку “Обзор“.Сохранение файла в Word
  5. В открывшемся окне сохранения выбираем место, вводим название, а также определяем тип файла как “Обычный текст” (расширение *.txt). Затем нажимаем кнопку “Сохранить”.Сохранение файла в Word
  6. Окно преобразования файла на этом шаге (если появится) не требует вмешательства, поэтому просто нажимаем ОК.Преобразование файла из Word в Эксель
  7. Запускаем Excel, переходим в меню “Файл”, кликаем по пункту “Открыть”, затем – “Обзор”.Открытие файла в Эксель
  8. В списке типов файлов выбираем вариант “Все файлы (*.*)”. Находим ранее сохраненный текстовый документ и жмем кнопку “Открыть”.Открытие файла в Эксель
  9. Следующие шаги посвящены работе с Мастером импорта текстов. В первом его окне в качестве формата исходных данных выбираем “С разделителями” и нажимаем “Далее”.Мастер текстов в Эксель шаг 1
  10. Затем устанавливаем запятую в качестве символа-разделителя текста, все остальные галочки в группе “Символом-разделителем является” убираем (данный параметр настраивается в зависимости от исходного текста и конкретных задач). Нажимаем «Далее».Мастер текстов в Эксель шаг 2
  11. Следующим шагом определяем конечный формат для переносимых данных. Так как данные – текстовые, выбираем либо “общий”, либо “текстовый” формат в параметре “Формат данных столбца”. Нажимаем “Готово”.Мастер текстов в Эксель шаг 3
  12. В отличие от предыдущего способа, каждая часть абзаца, выделенная внутри него запятыми, вставляется в отдельные ячейки строки, распределяясь по столбцам. Это упрощает процесс дальнейшего форматирования и структурирования информации. Например, можно растягивать столбцы, как показано на изображении ниже, и затем работать с отдельными фрагментами текста в абзаце.Конвертации файла Word в Эксель

Если говорить о переносе таблиц, то этот метод вполне подходит для данной процедуры. Однако количество нюансов процесса требует его подробного рассмотрения в отдельной статье.

Метод 3: использование сторонних приложений

Помимо встроенных инструментов от компании Microsoft, для конвертации Word-Excel можно воспользоваться сторонними приложениями, специально для этого предназначенными.

Например, приложение Abex Word to Excel Converter является одним из наиболее простых и удобных, даже для неподготовленного пользователя. Для работы предварительно нужно скачать и установить его.

  1. После успешной установки, запускаем приложение, жмем кнопку “Add Files” , чтобы перейти к выбору исходного файла.Abex Word to Excel Converter
  2. Выбираем документ Word, который нужно конвертировать в Excel и нажимаем кнопку “Открыть”.Открытие файла в Abex Word to Excel Converter
  3. Выбираем формат выходного файла (блок “Select output format”). Рекомендуем использовать формат всех последних версий Эксель – *.xlsx. В качестве альтернативы для старых версий пакета Microsoft Office можно выбрать формат *.xls. В группе «Output setting» нажимаем значок “Обзор” (значок в виде желтой открытой папки) и выбираем место сохранения конвертированного документа.Настройки формата конечного файла и выбор места его сохранения в Abex Excel to Word Converter
  4. После того, как все настройки выполнены, жмем кнопку “Convert”.Запуск конвертации файла в Abex Excel to Word Converter
  5. По окончании процедуры конвертации, переходим в папку с файлом и открываем его в программе Excel.

Метод 4: конвертация через онлайн-сервисы

Помимо специализированных приложений, в сети имеется ряд online-конвертеров, позволяющих выполнить аналогичные операции, но без установки стороннего программного обеспечения на компьютере. Один из наиболее популярных и простых online-сервисов для конвертации документов Word в Excel – ресурс Convertio.

  1. Запускаем веб-браузер и переходим по адресу https://convertio.co/ru/.
  2. Для выбора документов для конвертации можно:
    • выбрать документы в папке на компьютере и перетащить их в специальную область для загрузки файлов на странице сайта;
    • щелкнуть на значок в виде компьютера, после чего откроется окно выбора файлов.
    • загрузить документы из сервисов Google Drive или Dropbox;
    • загрузить файлы при помощи прямой ссылки.Конвертация из Word в Эксель в on-line сервисе Convertio
  3. Воспользуемся вторым способом из списка выше. Выбираем файл и жмем “Открыть”.Выбор файла для конвертации в on-line сервисе Convertio
  4. Документ для конвертации выбран, далее выбираем формат, в котором он должен быть сохранен. Кликаем на стрелку справа от названия подготовленного к конвертации файла.Выбор формата сохранения файла в сервисе Convertio
  5. В появившемся окне задаем настройки:
    • тип файла – “Документ“;
    • расширение – “xlsx” (или “xls” для старых версий).Настройка параметров конвертации в Convertio
  6. Теперь, когда все параметры заданы, нажимаем кнопку “Конвертировать”.Запуск конвертации Word-Excel в on-line сервисе Convertio
  7. По окончании процесса конвертации появится кнопка “Скачать“, жмем ее.Скачивание сконвертированного файла в онлайн-сервис Convertio
  8. Внизу окна браузера появится информация о загрузке конвертированного документа, там же можно сразу открыть его в Эксель. Либо же можно перейти в папку с сохраненным файлом и открыть его там.Конвертация из Word в Excel через онлайн-сервис Convertio

Заключение

Эффективность описанных выше методов зависит от поставленной перед пользователем задачи. Если необходимо максимально контролировать процесс конвертации и важен конечный формат – используем встроенные инструменты Ворд и Эксель. Если нужно конвертировать большое количество документов в короткий срок, удобнее будет воспользоваться специализированными приложениями или online-сервисами.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Введите свой комментарий
Пожалуйста, введите свое Имя